Ga naar hoofdinhoud

Goed voorbereid met Crisis Management Plan

Frank KempermanAfgelopen zaterdag hield ik op de KNHS bestuurdersdag een presentatie met tips over de organisatie van concoursen, zowel grote als kleine. Een onderwerp dat vanuit de zaal veel reacties en vragen teweeg bracht, was het Crisis Management Plan. Hierin staat wat je als organisatie kan en moet doen om goed voorbereid te zijn op een noodsituatie, een crisis in welke vorm dan ook, op jouw concours of evenement. Er kan altijd iets gebeuren, of er nu 40.000 of 100 mensen aanwezig zijn. Op de meeste grote evenementen ligt zo’n plan wel klaar, maar het zijn vooral de kleine organisaties die hier nog veel aandacht aan kunnen besteden.

Binnen de FEI zijn er met name binnen de eventing wel voorschriften en draaiboeken voor noodsituaties. Hierin staat hoe je als organisatie moet reageren wanneer er iets gebeurt en wat er op zo’n moment allemaal georganiseerd moet worden. Ook liggen er al verschillende situaties op voorhand uitgetekend met daarbij beschreven wat er gedaan moet worden. Voor ieder concours zou zo’n pakket maatregelen klaar moeten liggen. Heel veel organisaties hebben daar nog nooit over nagedacht, maar het zal je maar gebeuren dat er iets dusdanig ernstigs gebeurt dat je concours niet meer door kan gaan. Na afloop van de bestuurdersdag heb ik hier nog met de KNHS over gesproken. Zij zijn van plan dit thema op te nemen en een basisdraaiboek te maken voor hun wedstrijdorganisaties.

Uiteenlopende zaken
In een Crisis Management Plan kunnen de meest uiteenlopende zaken worden opgenomen. Denk daarbij aan zaken als: wanneer er iets gebeurt met een paard, wat doe je dan met het paard, waar zijn de ruiter en de eigenaar? Ook kan er iets met de ruiter gebeuren, wat doe je dan? In het meest extreme geval kan je met een overlijden te maken krijgen, zorg dat je weet wat je dan moet doen. Maar ook het weer kan roet in het eten gooien, zoals met wind, onweer, storm of wateroverlast.
Daarnaast kunnen er nog onvoorziene dingen gebeuren als tenten die instorten, scoreborden die naar beneden vallen, mensen die voedselvergiftiging krijgen door verkocht eten of mensen die de ring in springen en de wedstrijd verstoren. Hiervoor moet een pakket maatregelen klaarliggen, waarin staat hoe je omgaat met de betreffende personen, met de pers, wat de speaker op het evenement erover zegt, en eventueel al persberichten die op voorhand klaar liggen. Het zijn allemaal heel kleine dingen, maar in een crisissituatie kunnen ze goed van pas komen.

Goede voorbereiding
Goed voorbereid zijn op je evenement is het halve werk. Het maakt niet uit of je een concours met L ruiters voor een vereniging houdt, of een groot internationaal concours. Natuurlijk is het te hopen dat er zich geen nare dingen voordoen, maar wanneer je niet op zulke situaties bent voorbereid weet je zeker dat er paniek uitbreekt. Om te beginnen is het handig om van te voren een telefoonlijst te maken, met daarop alle alarmnummers, de nummers van de lokale politie, gemeente, EHBO’ers, de hele wedstrijdorganisatie, dierenartsen, enzovoort. Ook heel belangrijk om van te voren vast te leggen is wie de verantwoording en leiding krijgt tijdens een noodsituatie. Deze persoon moet de rust kunnen bewaren en mensen de juiste aanwijzingen kunnen geven. Neem van te voren ook even contact op met de gemeente waarin het evenement of de wedstrijd wordt georganiseerd. Zij zijn dan geïnformeerd, waardoor in noodsituaties het contact met overheden beter zal verlopen. Ook kom je gelijk te weten of je de juiste vergunningen hebt. Het verschilt per gemeente welke zaken en vergunningen er aanwezig moeten zijn. Goed contact met de overheid kost niks en achteraf kunnen ze niet zeggen ‘wij wisten van niks’! Stuur ook even een brief naar omwonenden dat er bijvoorbeeld veel vrachtwagens langs kunnen komen. Dit kost allemaal niks, maar het kan je leven veel makkelijker maken.
Het Crisis Management Plan omvat ook een aantal juridische en budgettaire zaken. Informeer van te voren naar belastingen en of je bijvoorbeeld BT W moet afdragen, om kostenposten achteraf te voorkomen. Laat je door bijvoorbeeld een advocaat adviseren over juridische zaken en zorg dat je verzekerd bent. Het kan gebeuren dat er naderhand, wanneer er zich een crisis heeft voorgedaan, een schadeclaim binnen komt rollen. Wees op dit soort dingen voorbereid.

Eerst jezelf organiseren
Het allerbelangrijkste in een noodsituatie is dat mensen weten wat er moet gebeuren bij ongelukken met mensen of paarden, en dat de eerste hulp hiervoor aanwezig is in de vorm van een ambulance of dierenarts. Wanneer er iets met een paard gebeurt, moet er ook materiaal aanwezig zijn om het dier af te schermen en af te voeren. Zorg dus dat er een auto met trailer aangekoppeld klaarstaat. Maar leg ook van te voren contact met weerstations zodat je voorbereid bent op eventueel noodweer. Zorg dat er materiaal aanwezig is om tenten te kunnen verankeren zodat deze niet wegwaaien. Fouten en ongelukken komen overal voor, maar wees voorbereid. Per land en gemeente verschillen de richtlijnen voor zulke situaties, dus ga dit van te voren even na. Kortom: voordat je een concours organiseert, organiseer eerst jezelf!

Frank Kemperman, voorzitter CHIO Aken en sportdirecteur Indoor Brabant
Deze opinie verscheen vrijdag 20 april in De Paardenkrant

2 reacties op “Goed voorbereid met Crisis Management Plan

  • Sandra

    De indruk is goed in Den Bosch, al weet je natuurlijk pas echt hoe goed alles geregeld is als er iets mis gaat. Wat ik toch wel heeeel bijzonder vindt is dat op een enkele uitzondering na, alle ruiters op het voorterrein zonder cap rijden. Tja …

  • Paula

    Hmm redelijk overspannen bericht. De meeste gemeenten vragen volgens mij al een calamiteiten plan waar dit soort dingen in op zijn genomen. Dat het voor elkaar moet zijn, ja ! Maar dat is ook een taak van de organisatie en het zou niet handig zijn over deze dingen niet na te denken. Er kan altijd van alles gebeuren, en je kunt nooit alles dichttimmeren. Als je denkt dat dat wel kan leef je in een utopie.

    “Het maakt niet uit of je een concours met L ruiters voor een vereniging houdt, of een groot internationaal concours”.

    Bovenstaande citaat bewijst maar weer eens dat de L ruiters niet ten opzichte staan van internationale ruiters. De internationale ruiters hebben ook ooit in de L gestart. Ik denk dat dat, helaas, wel eens wordt vergeten.

Reacties zijn uitgeschakeld.

Lees ook