Als wedstrijdorganisator heb je veel te regelen. Een programma dat inschrijvingen, uitslagverwerking, prijzengeldbeheer en facturatie zo makkelijk mogelijk maakt, is feitelijk onmisbaar. Steeds meer organisatoren maken daarom gebruik van Equi Competition. Bijvoorbeeld Annemijn Gaalman en Maartje Lanooy: "“Voor landelijke en nationale concoursen is Equi Competition in onze ogen het beste programma, omdat het speciaal hiervoor gemaakt is."
Equi Competition bestaat nu zeven jaar. Medeoprichter en eigenaar Rutger Beerens vertelt: “Het programma dat voorheen veel gebruikt werd, Concours.nl, werd destijds overgenomen door een investeerder en daarna niet meer up-to-date gehouden. Zo kwam de vraag bij mij, of het niet mogelijk was om een alternatief te ontwikkelen. Op basis van de wensen van concoursorganisatoren hebben we Equi Competition gemaakt. En de afgelopen jaren zijn we flink gegroeid!”
Einde Concours 3.5
Inmiddels zijn er via Equi Competition duizenden starts per weekend. 29.000 ruiters en amazones hebben een account en zo’n 250 organisatoren maken gebruik van het online programma. “Nu de KNHS heeft aangekondigd dat Concours 3.5 in de toekomst niet meer gebruikt zal worden, merk ik dat de vraag toeneemt. Equi Competition is een goed alternatief met een aantal voordelen. Zo is het een programma ‘in the cloud’, waardoor je er vanaf iedere locatie en met meerdere personen tegelijk in kunt werken.”
Blijven verbeteren
De feedback van gebruikers de afgelopen jaren heeft het programma steeds beter gemaakt, legt Beerens uit. “De lijnen met het veld zijn kort. Secretariaten, juryleden, ringmeesters, omroepers, parcoursbouwers en ruiters voorzien mij wekelijks van input. Ik probeer daar altijd iets mee te doen. Daardoor is het platform doorgegroeid tot wat het nu is: een compleet en gebruikersvriendelijk systeem. Na zeven jaar ontwikkeling kan ik met zekerheid zeggen dat alle opties er in zitten voor het organiseren van spring-, dressuur- en eventingwedstrijden.”
Intuïtief en overzichtelijk
Een groot voordeel van Equi Competition: het is eenvoudig in het gebruik. “Er zijn instructievideo’s waarin alles wordt uitgelegd, maar veel organisatoren laten me weten dat ze de video’s nauwelijks nodig hebben. Het programma is overzichtelijk en intuïtief ingericht, waardoor de meeste mensen snel hun weg vinden.”
Een ander voordeel, zeker in deze dure tijden: Equi Competition is een stuk goedkoper dan de vergelijkbare concurrenten. “Bij ons betaal je 35 cent per start, terwijl je elders een euro betaalt. Bovendien betaal je dan vaak nog apart aanzienlijke bedragen voor het gebruik van de wedstrijdsoftware. Bij ons is het enkel en alleen het bedrag per start, zonder bijkomende kosten. Dat scheelt dus aanzienlijk en zo blijft er meer over voor bijvoorbeeld prijzengeld.”
“Werken met Equi Competition is voor mij als organisator heel fijn. Het systeem is overzichtelijk en zeer gebruiksvriendelijk. En wordt nog steeds verbeterd met nieuwe functies. En als ik een keer een vraag heb krijg ik direct antwoord zodat ik weer door kan. Voor mij geen ander systeem meer!”
Ingrid Heijligers
Paarden en/of ruiters volgen
Beerens blijft het platform verder ontwikkelen. “De komende periode gaat de focus vooral naar de ruiter. Er komen meer mogelijkheden om data van Equi Competition te doorzoeken. Daarnaast komen er mogelijkheden om specifieke paarden en/of ruiters te volgen in een eigen tijdlijn. Graag zou ik het mogelijk maken dat gebruikers actief geïnformeerd worden, bijvoorbeeld via mail, waar en wanneer een ruiter/paard zal gaan starten, maar ook wanneer er recentelijk resultaten zijn behaald. Allemaal zaken waar ook fokkers en handelaren mij regelmatig naar vragen en die denk ik echt wat toevoegen aan de sport.”
Meer weten of een eigen account?
Ga naar https://www.equicompetition.nl/organiseren en vul uw gegevens in. Binnen 24 uur neemt Equi Competition telefonisch contact op om de plannen te bespreken.
De mogelijkheden
Een greep uit de mogelijkheden van Equi Competition:
- Laat ruiters zelf online inschrijven en hun inschrijvingen wijzigen. Als organisator geef je aan tot wanneer dit mogelijk is en wat er kan worden gewijzigd.
- Accepteer online betalingen via Mollie of Rabobank Smart Pay. Maar ook betalingen op locatie (cash of PIN) kun je registreren.
- Bewaar te allen tijde tot in het kleinste detail inzicht in je financiën. Indien gewenst kunnen inkomsten worden ingedeeld en uitgesplitst in verschillende categorieren met, indien gewenst, ieder een eigen BTW-tarief.
- Verstuur eenvoudig herinneringen voor onbetaalde facturen met directe betaallinks. Er kunnen debiteuren ingesteld worden die de betaling kunnen overslaan en hun factuur later kunnen voldoen of sponsoren die gratis kunnen inschrijven.
- Bereken tijdens de rubriek tussenklassementen over meerdere rubrieken en/of zelfs wedstrijden.
- Keer prijzengeld aan het einde van de wedstrijd in één keer uit naar alle deelnemers via een enkele handeling in internetbankieren.
- Voeg logo’s van sponsoren toe aan startlijsten, jurylijsten en rubriekpagina’s. Maak automatisch presentaties gemaakt voor weergave op LED-schermen.
- Verwerk de uitslagen volledig digitaal. Bij dressuuronderdelen betekent dit dat protocollen online kunnen worden ingevuld. Deelnemers kunnen de protocollen inzien en naar zichzelf mailen in PDF. Als organisator kan je zelf aangeven of resultaten live te volgen zijn en wanneer einduitslagen zichtbaar worden.
- Stuur verschillende typen tijdwaarneming aan vanuit Equi Competition. Live tijden, ruiterdata en tussenklassementen kunnen worden getoond op LED-schermen in vele verschillende beschikbare formaten.
- Bied de benodigde informatie per persoon/rol. Zo heeft de ringmeester specifieke schermen beschikbaar. Hij kan passief geinformeerd worden over de actuele startlijsten, maar er zijn ook mogelijkheden waarin hij actief kan deelnemen en deelnemers kan verschuiven tijdens de live rubriek. Ook voor de omroeper zijn er specifieke schermen met uitgebreide informatie over de huidige ruiter, de vorige ruiter en de volgende ruiter. Tevens heeft hij te allen tijde zicht op het actuele klassement.
- Communiceer vanuit het secretariaat heel eenvoudig met alle deelnemers, maar ook met specifieke groepen. Denk bijvoorbeeld aan alle reserves, iedereen die nog niet betaald heeft of bijvoorbeeld alle buitenlandse deelnemers.
- Geneer automatisch startlijsten, waarbij rekening wordt gehouden met alle denkbare factoren. Start een ruiter in een aangrenzende rubriek met hetzelfde paard of met een andere paard? Of neemt een deelnemer vaker deel aan een rubriek met verschillende paarden of juist hetzelfde paard? Het systeem maakt zelf een optimale spreiding. Eventueel kan er via de wedstrijdplanning nog gecontroleerd worden op voldoende tijd tussen starts.
- Verstuur uitslagen achteraf eenvoudig naar de KNHS. Alvorens de resultaten worden verstuurd controleert het systeem zelf op eventuele incorrecte en/of incomplete data.
“Voor landelijke en nationale concoursen, groot en klein, is Equi Competition het beste programma naar onze mening, omdat het speciaal hiervoor gemaakt is. Het is zeer gebruiksvriendelijk en de ontwikkelaar is altijd bereikbaar en bereid om eventuele problemen op te lossen. Als organisatoren kunnen we makkelijk de deelnemers informeren en deelnemers hebben zelf inzicht in hun facturen en kunnen deze eenvoudig printen. Het is niet voor niets dat grote landelijke concoursen in Noord- en Oost-Nederland als onder andere Paard Hardenberg, IICH Groningen, Outdoor Zuidwolde, de Roelofsen Winter Classics, PSV Het Twentse Ros Albergen, maar ook de Pavo Cup en de Van Santvoort Makelaars Cup overgestapt zijn op Equi Competition.”
Annemijn Gaalman & Maartje Lanooy